Visioconférence clinique pour le réseau de la santé

Professionnels de santé - Foire aux questions


Acquisition des licences et gestion des comptes Zoom

Une licence est-elle assignée à un individu ou installée sur un appareil précis (ordinateur, PC, tablette, etc.)?

La licence est assignée à une adresse courriel permettant de créer un compte télésanté du MSSS. Le compte peut être partagé à plusieurs personnes (compte de groupe) ou être associé à une seule personne (compte individuel). Il est possible d’utiliser le compte sur plusieurs appareils différents, mais pas simultanément.

Est-il possible d'avoir une licence à partir d'une adresse Gmail ?

Nous recommandons fortement d'utiliser une adresse qui vous a été attribuée par votre établissement de santé.

Quelles types de licences (gratuites, professionnelles, MSSS) peuvent être utilisées dans le cadre des activités de télésanté?

Seule la licence de télésanté du MSSS peut être utilisée pour réaliser des activités de télésanté. Cette version a été balisée par l’administrateur et est réévaluée régulièrement afin d’assurer la sécurité des activités de téléconsultation. Les licences Zoom télésanté du MSSS sont conformes aux règles en ce qui concerne la sécurité informationnelle et la confidentialité des données. Elles sont certifiés par le MSSS. À cet effet, se référer à l'avis de sécurité produit par la DGTI du MSSS.
Source : Bulletin du 16 avril - Rencontrez vos patients en toute confiance

Qu'est ce qu'un compte générique?

Un compte générique permet à un groupe de professionnels de la santé d’utiliser une même licence pour les activités de télésanté. Un compte générique nécessite une adresse courriel générique attitrée à un service, par exemple néonatalogie.

Avec un compte générique ou plusieurs intervenant utilisent la même licence, est-il possible d'utliser le compte simultanément?

Avec une compte générique, il est possible de planifier des rencontres pendant qu'un professionnel de la santé est en téléconsultation depuis le web. Il n'est pas possible de faire plusieurs téléconsultations simultanément. La création d'horaire et de calendrier est fortement suggéré.

Est-il possible d'utiliser une même licence Zoom télésanté du MSSS pour les suivis clinique et les rencontres administratives?

Pour le moment, deux comptes distincts et donc deux licences sont nécessaires pour réaliser ces activités. Le profil de téléconsultation permet les suivis cliniques alors que le profil administratif permet les rencontres administratives. Pour des raisons de sécurité des renseignements, il est interdit de faire des téléconsultations avec un profil administratif.

Combien de temps faut-il pour activer une licence Zoom?

Lorsqu'une demande est soumise via le formulaire de demande de licence ZOOM smartsheet par votre pilote en télésanté, un courriel d'activation du compte est transmis dans les 72hrs suivant la demande. Veuillez vous référer au bulletin COVID-19 - Télésanté #22.

En ce qui a trait à la licence ZOOM télésanté du MSSS, quelle est la distinction entre le profil téléconsultation et le profil administratif?

Se réferer au tableau comparatif des profils publié dans le bulletin Télésanté #14, annexe 1. À noter que les téléconsultations ne peuvent s'effectuer qu'avec un profil téléconsultation.

Comment est-il possible de valider quel type de profil est associé à un compte Zoom du MSSS?

L'administrateur des comptes Zoom de votre établissement peut identifier le profil de chaque détenteur de licence Zoom du MSSS.

Quelle est la marche à suivre pour obtenir une licence Zoom?

Il faut effectuer une demande auprès du pilote en télésanté de l'établissement. Une fois la demande complétée, un courriel d'activation de la licence sera envoyé à l'utilisateur. Pour identifier l’équipe de télésanté spécifique à votre établissement, veuillez vous référer au Centre de coordination en télésanté (CCT) associé à votre RUISSS.
Source : Trouvez votre centre de coordination de télésanté

Consentement, confidentialité et sécurité des renseignements

Comment transmettre une invitation de téléconsultation aux patients sans qu'ils n'obtiennent l'adresse courriel du professionnel de la santé?

Il existe plusieurs options selon les modalités d'organisation du service clinique. Par exemple, il est possible de déléguer l'envoi de l'invitation à la personne en charge de la planification, de communiquer le numéro de la rencontre par téléphone ou d'utiliser un compte courriel générique (dénominalisé) pour le service.

Lorsque les patients sont admis dans la salle d'attente virtuelle, est-ce que leur confidentialité est conservée?

Oui, la confidentialité des patients présents dans la salle d'attente est préservée, puisque seule l'hôte de la rencontre est en mesure de voir les personnes présentes dans la salle d'attente virtuelle..

Quel est le processus pour demander le consentement des patients?

Dans le contexte actuel, seul un consentement verbal du patient consigné au dossier est obligatoire. Les professionnels de la santé peuvent se référer à leur ordre ou leur fédération au besoin. Une proposition de formulation du consentement verbal est disponible sur le site du Réseau québécois de télésanté (onglet Bonnes pratiques).

À quel moment le consentement verbal doit-il être obtenu?

Le professionnel de la santé peut demander le consentement verbal pour la rencontre virtuelle à tout moment avant la rencontre et au plus tard au tout début de la rencontre virtuelle. S'il y a transmission de données avant la rencontre le consentement doit etre obtenu avant.

Est-ce que les patients peuvent enregistrer les téléconsultations?

La fonction d'enregistrement n’est pas disponible pour les patients depuis l'application Zoom.

Est-ce que les assurances des ordres professionnels couvrent les rencontres de télésanté?

Les médecins canadiens peuvent consulter le site Web de l'Association canadienne de protection médicale (ACPM). Les professionnels de la santé peuvent se référer à l'ordre professionnel respectif pour validation.

Est-il légal d'utiliser un compte Zoom télésanté du MSSS de groupe pour réaliser une activité clinique de télésanté avec un patient?

Une licence Zoom télésanté du MSSS utilisant un courriel générique fourni par un établissement de santé ET faisant partie du profil "Téléconsultation" peut être utilisée par plusieurs professionnels de la santé pour conduire des activités cliniques avec patient. À noter que cela implique un gestion commune des calendriers et horaires des rencontres virtuelles, puisqu'une licence permet qu'une seule activité de téléconsultation à la fois.

Pourquoi faut-il un compte Zoom télésanté pour faire des téléconsultations?

Les licences Zoom télésanté du MSSS sont conformes aux règles en ce qui concerne la sécurité informationnelle et la confidentialité des données. Elles sont certifiés par le MSSS. À cet effet, se référer à l'avis de sécurité produit par la DGTI du MSSS. Ainsi, la version gratuite de l'application Zoom ne peut être utilisée à des fins de téléconsultation par des intervenants d'un établissement de santé. De plus, afin de bénéficier des paramètres de sécurtié optimial, nous encourageons la passation du compte Zoom Pro au compte Zoom télésanté du MSSS.

Est-il possible de répondre aux préoccupations en matière de sécurité qui ont été évoquées sur les médias sociaux?

Du point de vue sécurité, la DGTI du ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) a homologué les trois outils de téléconsultation (Zoom, Reacts, Microsoft Teams) après avoir effectué tous les tests requis.De plus, une configuration additionelle a été appliquée sur les fonctionnalités de Zoom télésanté du MSSS.
Source : Bulletin du 16 avril - Rencontrez vos patients en toute confiance

Dans le cadre du télétravail, peut-on utiliser le compte Zoom du MSSS à l'extérieur des établissements de santé?

La licence Zoom du MSSS est sécuritaire et peut être utilisée à l'extérieur des établissements de santé et avec des appareils personnels tels que des portables, tablettes et téléphones intelligents.

Est-ce qu'une licence avec un profil administratif est aussi sécuritaire qu'une licence avec un profil téléconsultation?

Les licences Zoom télésanté du MSSS permettent d'octroyer le profil administratif ou le profil de téléconsultation. Le paramètrage des fonctionnalités entre les deux types de profils diffèrent, et seul le profil de téléconsultation permet les activités de rencontres virtuelles avec patients. Ceci dit, les deux profils répondent aux mêmes normes de sécurité.

Comment fait-on pour s’authentifier dans Zoom?

Afin de s'authentifier dans un compte Zoom télésanté du MSSS, il suffit d'inscrire l'adresse courriel et le mot de passe reliés au compte. Il est possible de se connecter via le site web msss.zoom.us ou via l'application ZOOM Cloud Meetings pour les tablettes et téléphones cellulaires.

Est-il possible de partager des fichiers, des photos et des liens web de façon sécuritaire durant une rencontre Zoom?

Le partage de fichiers, photos ou lien web durant une rencontre Zoom est sécuritaire, puisque les données ne sont pas conservées après la rencontre. Le participant doit donc télécharger l'information durant la rencontre pour être en mesure d'y accéder par la suite.

Comment vérifier qu'une licence Zoom est associée à un compte appartenant au réseau du MSSS?

Si le compte fait parti des comptes Zoom télésanté du MSSS, un logo du MSSS sera présent dans le coin supérieur gauche à l'ouverture d'une session Zoom. Si le compte ne fait pas parti des licences Zoom télésanté du MSSS le logo du MSSS ne sera pas visible.

Pour un participant à une rencontre virtuelle, comment peut-il vérifier qu'il est contacté à partir d’une licence Zoom télésanté appartenant au réseau du MSSS?

Actuellement, il n'est pas possible pour une participant de valider le type de licence utilisé à partir des informations contenues dans la convocation à une rencontre virtuelle via Zoom. Toutefois, tous les professionnels de santé du RSSS ont l’obligation d’utiliser des versions sécuritaires des solutions de téléconsultations. Les licences Zoom télésanté du MSSS sont conformes aux règles en ce qui concerne la sécurité informationnelle et la confidentialité des données et elles sont certifiées par le MSSS.

Gestion matérielle et technologique

Comment est-il possible d'obtenir le matériel requis (micro, caméra, casque d’écoute, etc.)?

La gestion matérielle est administrée par le MSSS. Veuillez vous référer au pilote technologique en télésanté et/ou l'équipe informatique de votre établissement pour le suivi quant au statut de la commande. Pour identifier l’équipe de télésanté spécifique à votre établissement, veuillez vous référer au Centre de coordination en télésanté (CCT) associé à votre RUISSS.
Source : Trouvez votre centre de coordination de télésanté

Comment peut-on obtenir le module d'extension Zoom pour Outlook?

Selon vos organisations cliniques, une délégation outlook et/ou un module complémentaire ZOOM pour Outlook bureau pourraient simplifier votre organisation de travail. Se référer au document sur les fonctionnalités avancées de Zoom.
Source : Tableau des scénarios cliniques

Est-ce que le téléchargement de l'application Zoom est nécessaire?

Sur les PC et les portables, le téléchargement de l’application n’est pas obligatoire, mais est fortement recommandé afin d’optimiser la sécurité de Zoom. Sur les tablettes et téléphones intelligents, l’application doit être installée à partir du magasin d'applications de l'appareil mobile.

Quelle quantité de bande passante l'application Zoom consomme-t-elle?

La bande passante utilisée par l'application varie selon les conditions. En général, l'application requiert entre 1.0 et 2.5 Mbps.

Devrait-on utiliser le réseau sans fil de l’établissement ou son propre forfait de données cellulaires?

Les deux peuvent être utilisés. La qualité vidéo des téléconsultations sera liée à la qualité de la connexion utilisée (que ce soit par réseau sans fil ou par réseau cellulaire). Il est donc important pour le professionnel de la santé et le patient de s'assurer d'avoir une connexion internet adéquate.

Peut-on installer l'application sur plusieurs appareils avec un même compte?

Il est possible d’installer l’application Zoom sur plusieurs appareils. Cependant, l'application ne peut pas être utilisée de façon simultanée avec le même compte sur plusieurs appareils.

Doit-on demander aux patients d'utiliser exclusivement Google Chrome comme navigateur Web?

Il est fortement suggéré d’utiliser les dernières versions des navigateurs Web, par exemple Google Chrome ou Microsofot Edge. Pour certains navigateurs disponibles en versions antérieures (par exemple Internet Explorer), des problématiques de connexion pourraient survenir.

Est-il possible d'utiliser Zoom sur différentes appareils technologiques?

Oui. Vous pouvez utiliser l'application Zoom sur un ordinateur, un portable, une tablette ou un téléphone intelligent, qu'il soit IOS ou Androïd.

Doit-on utiliser la version Web ou l'application de bureau de Zoom?

Il est possible d'utiliser les deux versions, web ou local. Cependant, nous recommandons d'utiliser l'application de bureau afin d'assurer une meilleure stabilité de l'application.

Est-ce qu'un professionnel de la santé ne disposant pas d'une caméra peut tout de même planifier une rencontre de télésanté s'il a besoin de voir le patient?

Si le patient possède une caméra, il sera possible pour l'intervenant de le voir pour permettre l'évaluation clinique. Ceci dit, la rencontre sera moins interactive pour le patient qui ne verra pas à l'écran son intervenant de santé.

Fonctionnalités de l'interface Zoom

Si un professionnel de la santé est en rencontre avec un patient et qu'il est interrompu, que doit-il faire?

Plusieurs solutions s'offrent à lui. Il est possible apres avoir aviser le patient, d'arrêter la rencontre, de remettre le patient dans la salle d'attente ou simplement de mettre le micro en sourdine.

De quelle façon est-il possible de se former à l'utilisation de l'interface Zoom en ce qui concerne les règles d'utilisation, les fonctionnalités de l'interface et l'organisation clinique à considérer ?

Des tutoriels ainsi que du matériel de formation pour les professionnels de la santé et les patients sont disponibles sur le site du Réseau québécois de la télésanté. https://telesante.quebec.

Est-il possible d'utiliser un numéro de téléphone pour se joindre à la rencontre?

Oui, il est est possible de se joindre à une rencontre virtuelle en utilisant le numéro de téléphone et le mot de passe inscrits dans les informations de connexion zoom.

Est-il possible de rédiger des notes cliniques durant une rencontre avec Zoom?

L'application ne permet pas la prise de notes. Il est conseillé de diviser l'écran en deux parties pour pouvoir utiliser votre dossier médical électronique (DME) ou votre dossier clinique informatisé (DCI) et prendre des notes au cours de la rencontre.

Comment peut-on changer le visuel de l'arrière-plan?

Lorsque vous êtes en rencontre Zoom, la fonctionnalité arrière-plan virtuel permet de modifier le visuel de l'arrière-plan via des images disponibles dans l'application. Il est également possible de télécharger de façon sécuritaire des images provenant de votre appareil.

Est-il possible de converser en privée pendant une rencontre?

Oui, durant une rencontre vituelle, la fonctionnalité "Converser" (chat) permet de transmettre des messages instantanés. Il est possible de rédiger un message, soit en privé à un des participants ou à tous les participants de la rencontre.

Lors d'une rencontre de groupe, est-il possible de former des sous-groupes permettant des discussions privées?

Oui, en activant la fonctionnalité "salle de petits groupes" cela permet à l'animateur de diviser les participants de la réunion en salles plus petites et distinctes. Il est possible de changer l'organisation des sous-groupes et de revenir en plénière avec touts les participants à tout moment durant la rencontre.

Est-il possible d'enregistrer un rencontre virtuelle via Zoom?

Les compte Zoom du MSSS permet deux types de profil : Téléconsulation et administratif. Un utilisateur peut enregistrer une réunion seulement s'il détient un profil administratif dans Zoom et qu'il en est l'hôte. Pour des raisons de sécurité des renseignements, seules les rencontres sans composantes cliniques peuvent être enregistrées. Le profil téléconsultation étant destiné à un usage clinique, l’enregistrement local n’est pas permis et cette option est verrouillée. L'annexe 1 du bulletin 14 présente un Tableau comparatif des configurations de Zoom selon les profils d'utilisation (clinique, admin)".

Comment fait-on pour modifier la langue utilisée dans Zoom?

Pour l'application de bureau, la langue de l'ordinateur ainsi que la langue dans les paramètres du profil Zoom doivent être paramétrées. Pour la version Web, seule la langue dans les paramètres du profil Zoom doit être modifiée. Cela permet de transmettre une invitation pour une rencontre virtuelle en anglais par exemple.

Comment peut-on modifier une réunion déjà planifiée à partir de la version Web de Zoom?

Pour modifier une réunion déjà planifiée, l'utilisateur doit aller dans le menu. Dans "Mes réunions", il doit cliquer sur le numéro de la rencontre pour avoir accès à la rencontre, puis cliquer sur "Modifier" dans le coin supérieur droit de l'écran et effectuer les modifications désirées.

Comment peut-on être certain d’admettre les bonnes personnes à partir de la salle d’attente?

Afin de valider l'identité du patient admis via la salle d'attente virtuelle, il est suggéré de demander au patient de s'identifier en affichant à l'écran sa carte d'assurance maladie.

Comment l'hôte d'une rencontre peut-il quitter la réunion sans que celle-ci se termine pour les autres participants?

Se référer au document sur les fonctionnalités avancées de Zoom.

Est-il possible d'admettre n'importe quel patient à partir de la salle d'attente sans tenir compte de l'horaire des rencontres?

En tant qu'hôte de la rencontre, le professionnel de la santé choisit d'admettre le patient au moment qu'il le souhaite, nonobstant l'horaire planifié.

Est-il possible de partager des fichiers, des photos ou des liens web entre participants lors d'une rencontre Zoom?

Oui, il est possible de partager des fichiers, des photos ou des liens web durant une rencontre virtuelle. Il suffit d'utiliser la fonctionnalité "Converser", puis cliquer sur "Fichiers" pour sélectionner un document à partager.

Les patients peuvent-ils accéder aux document envoyés via la fonctionnalité "Converser" (Chat) après la rencontre ou doivent-ils les sauvegarder durant la rencontre pour pouvoir les conserver?

Pour avoir accès aux documents partagés par le professionnel de la santé, le patient doit télécharger les fichiers partagés avant la fin de la rencontre virtuelle.

Quels types de fichiers peut-on envoyer via la fontionnalité "Converser" dans l'application Zoom ?

La liste des types de fichiers pouvant être transmis via Zoom est disponible sur l’Extranet TI. Si des formats de fichiers sont manquants, les envoyer à l’adresse zoom@msss.gouv.qc.ca.

Organisation clinique et planification d'une rencontre virtuelle

Est-ce possible d'obtenir de l'accompagnement et du soutien pour planifier adéquatement l'implantation de la modalité de télésanté via Zoom à la pratique clinique.

Pour chaque établissement de santé, des pilotes cliniques et technologiques en télésanté sont identifiés. Pour toutes questions concernant l’organisation des services de télésanté dans vos secteurs d’activités, il importe de vous référer aux porteurs de télésanté au sein de vos établissements. Pour identifier l’équipe de télésanté spécifique à votre établissement, veuillez vous référer au Centre de coordination en télésanté (CCT) associé à votre RUISSS.
Source : Trouvez votre centre de coordination de télésanté

Peut-on inviter plusieurs patients en même temps, par exemple pour faire une rencontre de groupe?

Oui, il est possible d'inviter jusqu'à 500 participants pour une rencontre de groupe (rencontre multi, formation avec plusieurs patients de leur domicile respectif, etc.) via Zoom. Les participants peuvent être admis un par un depuis la salle d'attente virtuelle.

Est-il possible de transmettre au patient le numéro de la rencontre virtuelle au lieu de leur envoyer un lien URL?

Oui, un numéro de rencontre (ID) ainsi qu'un mot de passe peuvent être partagés au lieu de l'URL. Cette méthode nécessite un niveau d'aisance avec la technologie plus élevée de la part du patient, car il doit rejoindre lui-même la réunion depuis le site de Zoom et inscrire le ID de la réunion et le mot de passe associé.
Source : Joindre une rencontre

Est-ce qu'on doit toujours planifier un rencontre à l'avance?

Il est recommandé de planifier une rencontre à l'avance pour que les participants puissent faire les tests nécessaires au préalable.

Quel est le processus recommandé pour la planification des rendez-vous à partir d'un compte de groupe générique?

Pour toutes questions concernant l'organisation clinique des services de télésanté, veuillez vous référer aux pilotes télésanté de votre établissement. Pour identifier l’équipe de télésanté spécifique à votre établissement, veuillez vous référer au Centre de coordination en télésanté (CCT) associé à votre RUISSS.
Source : Trouvez votre centre de coordination de télésanté

Est-il possible de déléguer à un autre utilisateur la gestion de son horaire dans Zoom?

Oui, c’est possible. Se référer au document sur les fonctionnalités avancées de Zoom intilulé "Attribution du privilège de programmation".

Peut-on planifier une seule rencontre virtuelle pour voir plusieurs patients de façon successive?

Oui, il est possible de planifier une seule rencontre et de transmettre le même lien de rencontre à plusieurs patients. Lors de leur connexion, tous les patients se joignent à la salle d'attente virtuelle. C'est le professionnel de la santé, en tant qu'hôte de la rencontre, qui détient les droits d'admettre le patient qu'il souhaite voir en téléconsultation au moment choisi.

Est-il possible de planifier des rendez-vous selon un horaire précis ou seulement par bloc de 30 minutes?

Il est possible de planifier une rencontre à la minute près. De plus, les rencontres se terminent au moment choisi par l'hôte.

Est-il possible pour un patient d'accéder à une réunion planifiée par un professionnel de la santé sur Zoom sans avoir à télécharger l'application?

Oui, c'est possible s'il y accède depuis son ordinateur, à partir de son navigateur Web. Nous recommandons cependant de télécharger l'application afin d'assurer une meilleure stabilité de la connexion.


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